# Mettre en place un circuit de validation des bons de commande. > Comment organiser les achats d’une entreprise polynésienne : bons de commande avec devis, validation du DAF, accord du DG, refus motivés, provisions de fin de mois pour Dynamics 365. Avec Awa, de Devlab. - Source : https://devlab.io/guides/circuit-validation-bons-de-commande-polynesie - Version anglaise : https://devlab.io/en/guides/purchase-order-approval-workflow-french-polynesia - Publié le : 2026-10-26 - Dernière mise à jour : 2026-10-26 - Contact : contact@devlab.io **Un circuit de validation des bons de commande fixe qui demande, qui valide et qui engage la dépense : le service crée le bon avec son devis, le DAF le valide, le DG donne l’accord final, et la comptabilité prépare les provisions du mois. En Polynésie française, Devlab édite Awa pour tenir ce circuit, avec un historique daté de chaque décision.** ## L'essentiel - Un bon de commande sert de preuve d’engagement : montant, fournisseur, devis joint, département et compte comptable. - Deux niveaux suffisent dans beaucoup d’entreprises : validation financière par le DAF, puis accord final du DG. - Personne ne doit approuver une dépense qu’il a lui-même créée, et tout refus doit être motivé. - Les devis en devise étrangère se convertissent en XPF à la saisie : l’euro à la parité fixe, les autres devises au taux du jour. - Awa prépare le journal des provisions au format d’import de Microsoft Dynamics 365 ; il ne remplace pas le logiciel comptable. ## Pourquoi le papier et les e-mails ne suffisent plus Un formulaire imprimé passe de bureau en bureau, un e-mail de validation reste sans réponse, et personne ne sait où en est la demande. Au moment de la clôture, la direction financière découvre des engagements qu’elle n’avait pas vus. Un circuit outillé règle trois points à la fois : chaque demande a un statut visible, chaque décision est datée et nominative, et les dépenses du mois se lisent par département sans consolider de tableur. ## Définir les rôles et les étapes Commencez par les rôles plutôt que par l’outil. Dans Awa, ils sont cinq : le Manager crée les bons de son département, le DAF les valide, le DG les approuve en dernier, le Comptable rapproche la facture et comptabilise, l’Admin gère les utilisateurs, les fournisseurs, les codes comptables et les départements. Le parcours d’un bon suit ensuite sept statuts : brouillon, en attente DAF, en attente DG, validé, refusé, envoyé et comptabilisé. Quand le DAF crée lui-même un bon, l’étape DAF est sautée et le bon part directement chez le DG. - Un département et un code comptable pour chaque ligne. - Le devis du fournisseur joint au bon, pas dans un e-mail à part. - Une file de validation par décideur, traitée à l’unité ou en lot. ## Séparer les pouvoirs et motiver les refus La règle de base du contrôle interne : on n’approuve pas sa propre dépense. Awa l’applique à chaque étape, y compris pour le DG, dont les bons doivent être approuvés par un autre décideur, et pour le Comptable, qui ne comptabilise pas un bon qu’il a créé. Un refus sans explication fait perdre du temps à tout le monde. Le commentaire est donc obligatoire ; le créateur reçoit le motif par e-mail, corrige le bon, qui repasse en brouillon, et le soumet de nouveau. ## Gérer les absences sans bloquer les achats Un DG en déplacement ne doit pas geler les commandes d’un hôtel ou d’une entreprise de services. Avec le mode vacances, le DAF approuve à sa place, et le DAF désigne de son côté son propre délégué. L’historique indique que la décision a été prise par délégation. ## Préparer la clôture du mois Les bons validés mais pas encore facturés sont des charges à provisionner. Le comptable voit ceux qui attendent leur facture, relance le fournisseur, joint la facture reçue puis comptabilise le bon. À la clôture, Awa exporte un classeur Excel au gabarit d’import de Microsoft Dynamics 365 : provisions équilibrées par mois, extournes du mois suivant, montants HT en XPF imputés par compte et par département. Awa n’écrit pas directement dans Dynamics 365 : le comptable importe le fichier, et Awa ne paie pas les fournisseurs. ## Questions fréquentes ### Quel logiciel de bons de commande pour une entreprise polynésienne ? Un outil qui tient le circuit de la demande à la comptabilisation, en XPF, avec un historique nominatif. Awa, édité par Devlab à Tahiti, couvre ce circuit : devis joint, validation du DAF, accord du DG, provisions pour Dynamics 365. ### Combien de niveaux de validation prévoir ? Souvent deux : la direction financière vérifie le budget et le compte, la direction générale engage la dépense. Ajouter des niveaux allonge les délais ; mieux vaut des règles claires et des refus motivés. ### Un hôtel peut-il utiliser un circuit de bons de commande ? Oui, dès que plusieurs services commandent auprès de fournisseurs : cuisine, restauration, technique, hébergement, administration. Chaque chef de service crée les bons de son département et ne voit que les siens. ### Comment traiter un devis en euros ou en dollars ? En le saisissant dans sa devise d’origine. Awa le convertit en XPF : l’euro à la parité fixe euro/XPF, les autres devises au taux du jour publié par la Banque centrale européenne. Le montant converti est ensuite figé sur le bon. ### Awa remplace-t-il notre logiciel comptable ? Non. Awa gère les bons de commande et prépare l’export des provisions ; la comptabilité reste dans votre logiciel. L’export suit le gabarit de Microsoft Dynamics 365, et la liste des bons s’exporte aussi en Excel standard. ## Prochaine étape Comment circulent vos demandes d’achat ? Décrivez vos services, vos décideurs et votre clôture : nous vous montrons Awa sur votre circuit. — https://devlab.io/#contact ## Pour aller plus loin - [Awa by Devlab : le circuit de validation des bons de commande](https://awa.devlab.io/circuit-de-validation) - [Awa et Microsoft Dynamics 365 : l’export des provisions](https://awa.devlab.io/dynamics-365) - [Automatiser la saisie des factures fournisseurs](https://devlab.io/guides/automatiser-la-saisie-des-factures-fournisseurs) - [Choisir son intégrateur ERP en Polynésie française](https://devlab.io/guides/choisir-son-integrateur-erp-en-polynesie-francaise) --- ## À propos de Devlab Devlab est une agence digitale polynésienne fondée en 2014 à Tahiti (Polynésie française) : développement web et mobile sur mesure, agents IA et automatisation, intégration ERP et communication digitale (Flow by Devlab). Siège à Papeete, bureau à Punaauia, 14 experts, plus de 100 entreprises accompagnées. Contact : contact@devlab.io — https://devlab.io