Ce que coûte la double saisie
Une facture fournisseur arrive par email, en PDF ou en photo. Quelqu’un l’ouvre, la lit, ressaisit son contenu dans l’outil comptable, puis la classe. Multipliez par le nombre de pièces du mois : chez un importateur, ce sont des milliers de factures fournisseurs chaque mois. Cette ressaisie coûte du temps, et c’est là que naissent les écarts.
Avant d’automatiser quoi que ce soit, chiffrez le problème : le temps perdu, les erreurs qui en découlent, ou leur équivalent en francs. Sans ce point de départ, impossible de savoir, quelques mois après, si le projet a vraiment rapporté. C’est l’étape « Quantifier » de la méthode Devlab, et elle passe avant toute décision d’automatiser.
Rien de technique dans ce qu’il faut réunir avant de démarrer : des factures que l’on peut effectivement lire (un carton de papier se numérise d’abord, l’IA vient après), une personne côté entreprise capable de trancher les cas limites, et ce chiffrage de départ.
Photographier les pièces avec l’application mobile de Kura
Toutes les pièces n’arrivent pas par e-mail ou en PDF : un ticket de caisse ou une facture papier se scanne souvent sur place. L’application mobile de Kura, disponible sur iPhone et Android (App Store et Google Play), sert à cette collecte : les photos rejoignent ensuite le dossier pour être lues et contrôlées comme les autres pièces.
En mode Flash, les captures restent sur le téléphone pendant que l’envoi et la reconnaissance continuent ; la synchronisation reprend quand l’application est active et connectée. Ce mode suppose une connexion préalable et un espace de travail autorisé déjà enregistré sur l’appareil.
Une fois contrôlées, les données partent vers l’outil comptable : Kura prépare des exports en fichier plat Sage, GMO Cpta20, Odoo, CSV et Excel, selon l’offre et la configuration.
Contrôler avant de comptabiliser
Une IA peut se tromper sans jamais hésiter. D’où une règle stricte : rien ne remonte en comptabilité tant que ce n’est pas vérifié. Dans Kura, la pièce d’origine et les valeurs à contrôler restent affichées l’une à côté de l’autre, chaque donnée extraite gardant un lien vers le document qui la justifie. Le comptable garde la main sur les écarts et valide, au lieu de tout ressaisir.
Le partage des rôles se fixe tâche par tâche : ce que l’outil exécute sans intervention, ce qu’il soumet à un regard humain, ce qu’il ne touchera jamais. On le décide avant la mise en route de l’outil, pas une fois le premier problème survenu, et chaque action reste consultable après coup.
Ce suivi permet ensuite de remonter à une correction, une approbation ou une remarque. Une facture automatisée est une facture dont chaque chiffre reste explicable.
Pièce d’origine et données extraites, affichées côte à côte.
Écarts et validation : le comptable décide, l’IA prépare.
Ce qui est automatique, ce qui attend un accord, ce qui reste hors de portée : la règle change selon la tâche.
Historique : corrections et approbations restent consultables.
Brancher la comptabilité et l’ERP
Une facture lue mais ressaisie ensuite dans l’outil comptable n’a rien automatisé. La dernière étape est donc le classement et l’export vers les outils comptables, ou directement vers l’ERP quand il existe. Branché sur un ERP, l’agent touche directement les ventes, les stocks et les factures ; en son absence, on démarre par la seule lecture des documents, avant de raccorder le reste plus tard.
Devlab connecte ses agents à votre gestion, quel que soit votre ERP, Odoo, Sage ou un autre utilisé en Polynésie, en tenant compte de la réalité locale : francs Pacifique, paie et comptabilité d’ici. Devlab édite aussi Vaka, un ERP développé à Tahiti qui réunit devis, commandes, factures, stocks, banque et comptabilité.
Une fois l’ERP en place et connecté, la lecture automatique des factures fournisseurs devient une brique parmi d’autres : préparation de dossiers, réponses aux demandes entrantes, sans double saisie.
Au-delà des factures : commandes, dossiers douaniers
La même logique, lire une pièce, préparer les données, faire contrôler par un humain, puis exporter, s’applique à d’autres documents qui circulent dans une entreprise polynésienne.
Les bons de commande : sur papier ou par email, une demande d’achat finit par se perdre en route, et suivre la dépense devient difficile. Awa, édité par Devlab, redonne un circuit à ces commandes : approbations à plusieurs niveaux, imputations par service et historique de chaque commande.
Les dossiers douaniers : une importation représente beaucoup de lignes à reprendre à la main. Ara transforme les factures fournisseurs en données douanières à contrôler et suggère un classement tarifaire ; l’équipe import relit et corrige avant transmission.
Par où commencer avec Devlab
Un premier rendez-vous de 30 minutes, sans frais, sert à cerner la douleur réelle et à vérifier qu’automatiser change vraiment quelque chose. Apportez les documents concernés, les personnes qui interviennent dans le circuit, vos outils du moment et l’étape qui vous fait perdre du temps : la démonstration colle à votre situation, pas à un catalogue de fonctions.
Le périmètre exact se cale ensuite, avant tout déploiement : reprise de l’historique, droits par personne, réglages, formation des équipes, raccordement aux outils déjà en place. La mise en service avance par étapes, sur de vrais flux de factures, en suivant les résultats au fur et à mesure ; le trajet des données est documenté dès le départ.
Suivre le rythme de l’IA sans y engager un gros capital, c’est l’intérêt de la formule par abonnement, celle que nous conseillons le plus souvent ; racheter la solution reste une option pour qui préfère en être propriétaire, moyennant une mise de fonds nettement plus lourde au départ. Et si l’IA n’est pas la bonne réponse à votre problème, nous vous le disons sans détour.
Un mois de factures représentatif : emails, PDF, photos.
Le temps passé aujourd’hui à les saisir, même estimé.
L’outil comptable ou l’ERP de destination, et qui l’administre.
La personne qui tranchera les cas ambigus.
Comparer la lecture et l’import sur le même lot de pièces
Pour comparer deux outils, utilisez le même lot anonymisé ou fictif : PDF lisible, photo, facture sur plusieurs pages, avoir et pièce comportant plusieurs taux. Préparez les valeurs attendues avant l’essai. Relevez séparément les documents traités, les champs corrects, les corrections manuelles et les pièces que l’outil laisse à vérifier. Un taux global de précision sans échantillon ni méthode ne permet pas de choisir.
L’essai ne s’arrête pas au fichier téléchargé. Pour Sage ou GMO Cpta20, conservez la version du logiciel destinataire, le format choisi, le fichier exporté et le résultat de son import dans un dossier de test. Vérifiez les comptes, les tiers, le sens des avoirs et les totaux. Pour Odoo, faites préciser le raccordement prévu par l’offre. Un export généré ne prouve pas que votre production comptable l’accepte.
La démonstration publique de Kura présente un parcours avec des données fictives. Elle aide à comprendre le produit ; elle ne mesure ni la reconnaissance de vos factures ni la réussite d’un import dans votre logiciel. Ces deux preuves se recueillent lors d’un essai convenu, sans publier de données client.
Comment l’IA lit une facture
Le principe tient en trois étapes. Les pièces sont d’abord rassemblées par dossier, quel que soit leur canal d’arrivée : email, PDF ou photo. L’IA extrait ensuite les données ligne par ligne, et pas seulement l’en-tête de la facture : c’est ce détail qui sert au travail et au contrôle. Enfin, les données sont classées et exportées vers les outils comptables.
C’est ce que fait Kura, logiciel de précomptabilité (lecture des factures par IA) édité par Devlab à Tahiti, pour les cabinets comptables et leurs clients : quel que soit le canal d’arrivée, chaque pièce rejoint son dossier et ressort avec des données prêtes à vérifier. Résultat : il ne reste plus qu’à valider avant de passer en comptabilité.
Le traitement automatique de documents fait partie du pôle intelligence artificielle de Devlab, aux côtés des agents et des automatisations sur mesure. Nos logiciels SaaS, conçus à Tahiti, sont tous en production.