Pourquoi le papier et les e-mails ne suffisent plus
Un formulaire imprimé passe de bureau en bureau, un e-mail de validation reste sans réponse, et personne ne sait où en est la demande. Au moment de la clôture, la direction financière découvre des engagements qu’elle n’avait pas vus.
Un circuit outillé règle trois points à la fois : chaque demande a un statut visible, chaque décision est datée et nominative, et les dépenses du mois se lisent par département sans consolider de tableur.
Définir les rôles et les étapes
Commencez par les rôles plutôt que par l’outil. Dans Awa, ils sont cinq : le Manager crée les bons de son département, le DAF les valide, le DG les approuve en dernier, le Comptable rapproche la facture et comptabilise, l’Admin gère les utilisateurs, les fournisseurs, les codes comptables et les départements.
Le parcours d’un bon suit ensuite sept statuts : brouillon, en attente DAF, en attente DG, validé, refusé, envoyé et comptabilisé. Quand le DAF crée lui-même un bon, l’étape DAF est sautée et le bon part directement chez le DG.
Un département et un code comptable pour chaque ligne.
Le devis du fournisseur joint au bon, pas dans un e-mail à part.
Une file de validation par décideur, traitée à l’unité ou en lot.
Séparer les pouvoirs et motiver les refus
La règle de base du contrôle interne : on n’approuve pas sa propre dépense. Awa l’applique à chaque étape, y compris pour le DG, dont les bons doivent être approuvés par un autre décideur, et pour le Comptable, qui ne comptabilise pas un bon qu’il a créé.
Un refus sans explication fait perdre du temps à tout le monde. Le commentaire est donc obligatoire ; le créateur reçoit le motif par e-mail, corrige le bon, qui repasse en brouillon, et le soumet de nouveau.
Gérer les absences sans bloquer les achats
Un DG en déplacement ne doit pas geler les commandes d’un hôtel ou d’une entreprise de services. Avec le mode vacances, le DAF approuve à sa place, et le DAF désigne de son côté son propre délégué. L’historique indique que la décision a été prise par délégation.
Préparer la clôture du mois
Les bons validés mais pas encore facturés sont des charges à provisionner. Le comptable voit ceux qui attendent leur facture, relance le fournisseur, joint la facture reçue puis comptabilise le bon.
À la clôture, Awa exporte un classeur Excel au gabarit d’import de Microsoft Dynamics 365 : provisions équilibrées par mois, extournes du mois suivant, montants HT en XPF imputés par compte et par département. Awa n’écrit pas directement dans Dynamics 365 : le comptable importe le fichier, et Awa ne paie pas les fournisseurs.