Commencer par les lieux, pas par les objets
Un comptage fiable dépend d’abord de la carte de l’établissement. Avant de recenser le moindre fauteuil, listez les endroits où le matériel peut se trouver : bâtiments, étages, chambres et bungalows, espaces communs, réserves, magasins, jusqu’aux rangées d’étagères quand le stock le justifie.
Chaque lieu reçoit un nom stable et un QR code collé sur place. Quand un local change d’usage, on le renomme sans réimprimer son code : l’historique des comptages reste attaché au même endroit.
Une arborescence simple : site, bâtiment, étage, local.
Un QR code par lieu, posé à un endroit visible.
Un responsable désigné pour chaque réserve et chaque magasin.
Décrire chaque modèle une fois, avec ses photos
Dans un resort, le même lit, la même lampe ou le même climatiseur revient dans des dizaines de chambres. Plutôt que de décrire chaque exemplaire, on crée une fiche par modèle : photos, fournisseur, notices et documents techniques. Les équipes reconnaissent alors l’objet à l’écran avant de le compter.
Kohi propose aussi une recherche par photo : l’image d’un objet fait apparaître jusqu’à trois modèles proches du catalogue, et c’est la personne sur place qui confirme ou signale qu’aucun ne convient. Rien n’est rattaché sans décision humaine.
Compter par campagne et par zone, même sans réseau
Un inventaire annuel se mène comme une campagne : un périmètre, des zones attribuées, une date de clôture. Sur son téléphone, chaque équipier compte, note l’état et prend des photos zone par zone. Quand rien n’a bougé depuis le dernier contrôle, une confirmation suffit pour la zone réellement vérifiée.
Entre les sous-sols, les locaux techniques et les bungalows sur pilotis, la couverture wifi est rarement complète. Kohi s’installe comme une application web sur le téléphone : brouillons et photos patientent sur l’appareil, puis partent au serveur au retour du réseau, qui revérifie alors les droits de chacun.
Tracer les mouvements : réquisitions et sorties de parc
L’écart d’inventaire naît souvent d’un mouvement non écrit : un minibar déplacé, des chaises prêtées à la restauration, un matelas mis de côté. Une réquisition de magasin formalise la demande, puis deux personnes différentes la valident à leur nom avant la remise ; retours et réceptions sont comptés à part, avec un bon PDF.
La sortie d’un équipement suit un dossier complet : diagnostic technique, contrôle, décision, destination du matériel et archivage. Le registre des sorties se construit à partir de ces dossiers, sans ressaisie.
Demande, double validation nominative, remise, retour.
Diagnostic avant toute décision de sortie.
Journal de chaque opération, consultable par la direction financière.
Ce qu’un logiciel d’inventaire hôtelier ne fait pas
L’inventaire du matériel n’est ni la maintenance ni la gestion des chambres. Kohi ne planifie pas l’entretien préventif et n’émet pas de bons de travail : il complète une GMAO existante. La consommation du minibar relève du logiciel hôtelier ou de la caisse, et le coût matière de la restauration d’un outil comme Rongo, également édité par Devlab.
Pour un groupe, chaque établissement garde ses lieux, son stock et ses accès ; une même personne peut intervenir sur plusieurs hôtels avec des droits différents dans chacun.