Ce qui coince avec les souches et le tableur
Le bon part avec le client, la souche finit dans un tiroir, et le jour où il revient personne ne sait s’il a déjà servi. Le tableur partagé ne vaut guère mieux : plusieurs personnes le corrigent, et la version juste dépend de qui l’a ouvert en dernier.
Au comptoir, l’équipe accepte un bon en espérant bien faire, et le soir rien n’indique qui l’a accepté. Trois questions doivent pourtant trouver une réponse immédiate : le bon est-il authentique, réglé, encore disponible ?
Émettre à partir d’un catalogue
Un bon peut porter un montant libre en francs CFP ou une prestation précise : un soin, un rituel pour deux, un dîner, une nuit. Ranger ces prestations dans un catalogue par activité, avec tarif, validité et conditions de vente, évite les bons rédigés à la main et les conditions oubliées.
Pour les commandes d’entreprise, plusieurs bons et plusieurs prestations se traitent dans un même lot, réglé en une fois. Dans Koha, les conditions générales acceptées sont archivées avec chaque bon.
Encaisser avant d’envoyer
Le règlement se note avec sa nature, carte, espèces ou virement pour une commande d’entreprise, et une référence sauf pour les espèces. Tant qu’il n’est pas confirmé, le bon reste en attente.
Une fois réglé, le bénéficiaire ou l’acheteur reçoit un e-mail avec un lien de téléchargement sécurisé vers le bon en PDF, au modèle de la maison : vous importez votre propre gabarit et placez le QR et les champs où vous le souhaitez. Koha n’a ni boutique publique ni paiement en ligne : c’est l’équipe qui émet les bons et reste l’interlocutrice du client.
Contrôler au comptoir sans erreur
À la réception, au spa ou en salle, le téléphone du comptoir lit le QR. Koha vérifie que le code n’a pas été altéré et l’état du bon sans rien consommer ; un bon annulé, expiré ou déjà utilisé est refusé.
La validation enregistre ensuite l’utilisation. Selon son type, un bon se consomme en une fois, par étapes ou prestation par prestation, et le contrôle montre ce qui reste disponible. Sur un poste partagé, chaque opérateur se déverrouille avec son code personnel et ses validations portent son nom.
Vérifier sans consommer, puis valider.
Refus automatique d’un bon annulé, expiré ou déjà utilisé.
Historique daté avec l’auteur de chaque action.
Suivre les ventes et protéger les données
La direction voit les bons de tous les pôles, confirme un règlement, annule ou prolonge un bon ; la finance dispose d’indicateurs, du chiffre d’affaires mensuel et d’exports CSV pour la comptabilité.
Les données personnelles des bénéficiaires appellent des règles : consentements recueillis à l’émission, durées de conservation choisies par l’établissement, anonymisation. Koha fournit ces outils ; la politique de conservation reste la vôtre.