Quel logiciel de facturation pour la Polynésie française ?
Le bon logiciel est celui qui n’oblige à aucune conversion ni correction à la main. Il calcule en francs CFP, arrondis au franc, propose les taux de TVA du Pays sur chaque ligne et produit un PDF que le client peut régler sans vous rappeler. Tout outil pensé pour l’euro et la TVA d’un autre territoire vous fera retoucher chaque document.
Le reste dépend de votre activité : une facture isolée de prestation n’a pas les mêmes besoins qu’une vente qui sort du stock, s’encaisse par prélèvement et doit se retrouver dans la comptabilité du mois.
Patenté ou société : avez-vous besoin d’un ERP ?
Si vous êtes patenté et facturez seul quelques prestations par mois, un outil de facturation simple suffit souvent : des devis, des factures numérotées, un suivi de ce qui reste à encaisser et un export pour votre comptable. Inutile de payer un ERP pour cela.
Une société qui gère un stock, plusieurs comptes bancaires et une comptabilité tenue en interne ou par un cabinet a un autre problème : relier la facture à tout ce qui l’entoure. Là, un ERP fait passer le devis à la commande, la commande au stock, la facture à l’encaissement et l’encaissement à l’écriture, sans ressaisie.
Que doit savoir faire un logiciel de facturation au fenua ?
Avant de choisir, vérifiez chaque point sur un document de test plutôt que sur une liste de fonctions. Un logiciel qui en coche la moitié vous laissera l’autre moitié à faire dans un tableur.
Montants en francs CFP, sans conversion depuis une autre devise.
Taux de TVA du Pays par ligne, et mention de franchise en base si vous en relevez.
Numérotation continue des factures, sans trou ni doublon.
Factures figées une fois envoyées, corrigées par avoir.
Acomptes et échéanciers repris des lignes du devis.
Relances des échéances dépassées, préparées depuis le suivi des paiements.
Export vers la comptabilité, ou mieux, écritures passées directement.
TVA du Pays : taux et franchise en base
Selon la DICP, le taux réduit de 5 % s’applique notamment aux produits alimentaires, le taux de 13 % aux prestations de services qui ne relèvent ni du taux réduit ni d’une exonération, et le taux normal de 16 % aux autres produits, notamment importés. Une même facture peut donc porter plusieurs taux.
La DICP indique aussi que la franchise en base s’applique aux assujettis dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 10 millions de F CFP. Ils ne facturent pas la TVA, ne déduisent pas celle de leurs fournisseurs et portent la mention « TVA non applicable, franchise en base ». En cas de dépassement, la TVA se facture dès le premier jour du mois suivant. Votre comptable confirme le régime qui vous concerne.
Du devis à l’écriture : ce que change un ERP
Dans un ERP, la facture n’est qu’une étape. Avec Vaka, un devis accepté se convertit en commande ou en facture ; acomptes, échéanciers et abonnements reprennent ses lignes, prix, quantités et taux compris. La facture part par e-mail avec son PDF et un lien de consultation qui donne au client les coordonnées de paiement.
Les virements, chèques et prélèvements s’enregistrent sur les factures, le relevé bancaire se rapproche, et la comptabilité reçoit les écritures sans ressaisie. La TVA du mois se prépare ensuite depuis ces écritures, par taux, pour le comptable.
Où se place Vaka ?
Vaka Pro, l’édition entreprise de l’ERP édité par Devlab à Tahiti, couvre la facturation en francs CFP avec numérotation sans trou, avoirs, acomptes, abonnements et relances, puis la banque, la comptabilité et la fiscalité polynésienne. Devlab facture et encaisse sur Vaka pour sa propre entreprise. Son prix d’entrée est publié sur sa page.
Inutile de le prendre pour une poignée de factures mensuelles, sans stock ni comptabilité interne : un outil simple coûtera moins et fera l’affaire. Il l’est davantage quand la facture doit rejoindre le stock, la banque et le bilan sans passer par un tableur.
Comment tester un logiciel de facturation avant de l’adopter ?
Faites un essai complet sur des données fictives : un devis avec une ligne à 13 % et une ligne à 16 %, un acompte, la facture finale, puis un avoir partiel. Vérifiez la numérotation, les totaux par taux, l’arrondi au franc et ce que reçoit le client.
Terminez par l’export ou les écritures comptables : votre comptable doit retrouver chaque montant sans retraitement. Si l’essai demande une conversion, un taux saisi à la main ou une facture modifiée après envoi, cherchez ailleurs.